500 советов секретарю

500 советов секретарю

XXI в. – век профессионализма. Ценится и высоко оплачивается только труд работников, безупречно знающих свое дело. В полной мере это относится к секретарям (секретарям-референтам). Получить специальность в учебном заведении – это только начало пути к профессионализму. Полученные знания надо уметь применить. Сегодня требуются постоянное повышение квалификации, совершенствование труда.

В книге, которая перед вами, мы попытаемся разобраться, как стать высококвалифицированным секретарем (секретарем-референтом) на конкретном рабочем месте.

Жанр: Просто о бизнесе
Цикл: Не является частью цикла
Год публикации: Неизвестен

Читать онлайн 500 советов секретарю


Введение

Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.

Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.

Секретарь (секретарь-референт) особенно небольшой фирмы обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и отчеству.

Основным организационно-правовым документом секретаря (секретаря-референта) является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Должностная инструкция поможет вам также оградить себя от выполнения не свойственных секретарю функций.

Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

2) работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т. д.

С первого дня надо стремиться любую порученную работу выполнять наилучшим образом. Для того чтобы знать, как ее выполнить и какие требования к ней предъявляются, надо иметь ГОСТы и нормативно-методические документы по делопроизводству, разработанные Федеральной архивной службой России. В них следует постоянно поглядывать, когда вы не уверены в точности ваших знаний.

Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть у вас на виду, пока вы не выучите все требования к оформлению каждого реквизита.

Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий и приема посетителей, защищает и охраняет руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только клиенты, но и сотрудники фирмы. Очень важно самому секретарю не стать таким занудливым и надоедливым субъектом для своего шефа, не раздражать его, не отвлекать по пустякам. Поэтому психологическая совместимость начальника и секретаря – один из самых важных аспектов успешного сотрудничества.


Вам будет интересно
На дворе XXI век – век процветания бизнеса и частного предпринимательства. Все что-нибудь продают и покупают. А если честно, то все мы продавцы. Кто-то продает рекламу, кто-то одежду, кто-то себя…, у всех это получается по-разному, ведь умение продавать – это тоже искусство!!!Процветание любой компании зависит от опытных менеджеров, но менеджеры, которые увеличат общий объем продаж и конечно прибыль всего предприятия «на дороге не валяются». Так как не каждый руководитель проводит обучающие трен...
Читать онлайн
Каждый производитель и продавец мечтает о повышении объемов продаж и увеличении прибыли. Существует много способов для достижения данных целей, один из них-мерчандайзинг. Он заключается в приоритетной выкладке товара, благодаря которой потребитель совершает больше покупок, приобретает более дорогой товар и т. д.Данное пособие поможет внедрить мерчандайзинг на торговом предприятии. В нем рассматриваются вопросы о товарной политике, ассортименте, планировании продаж, принципах выкладки и ротации п...
Читать онлайн
Любое предприятие стремится к повышению эффективности своей деятельности при наименьших затратах. Но на сегодняшний день экономическая мысль и научно – технический прогресс не стоят на месте, а перед любой организацией стоит острая необходимость успевать за новыми идеями и технологиями, делать свою работу на отлично.«Хочешь сделать хорошо – сделай сам!» – на сегодняшний день эта пословица уже не актуальна. С появлением такого явления как аутсорсинг стало возможным отдавать любую работу, начиная ...
Читать онлайн
Когда мы выбираем гостиницу, то в первую очередь обращаем внимание на архитектуру здания и великолепие интерьера. Однако уют и комфорт создаются стараниями обслуживающего персонала. Именно от этих людей зависит атмосфера вашего гостиничного предприятия и, естественно, – мнение, которое складывается у ваших клиентов. Неопрятный внешний вид горничной или невнимательность метрдотеля способны свести на нет все прилагаемые усилия, а ведь руководитель любого отеля стремится к тому, чтобы превратить ег...
Читать онлайн
Систему общественного питания образует огромное количество организаций, различающихся по типам предприятий, видам услуг, а также по масштабам своей деятельности: от мелких закусочных и до ресторанов класса «люкс». Все они должны подчиняться специальным правилам и соответствовать определенным требованиям.В книге рассматриваются основные требования, предъявляемые к этим предприятиям, порядок отражения операций в бухгалтерском учете и для целей налогообложения. Особое внимание уделено нестандартным...
Читать онлайн
Книга написана в жанре бизнес-романа, действие которого основано на реальных событиях. Героям присвоены «говорящие» фамилии, а названия подразделений слегка изменены, дабы они более точно отражали суть происходящих вещей, но в остальном – это реальное предприятие с реальными сотрудниками, реальная история развития и роста компании, реальные проблемы бизнеса, которые зачастую приводят к весьма распространенной болезни под названием «организационный кризис».Иронично и правдиво автор рассказывает о...
Читать онлайн
Директор и бухгалтер, бухгалтер и директор… От того, каким образом налажены отношения этих людей, насколько грамотно они работают, зависит успешное функционирование любого субъекта хозяйствования. Причем нередко от бухгалтера зависит даже больше, чем от директора, и уж конечно, больше, чем от учредителей.Пользуясь этим, некоторые недобросовестные бухгалтеры извлекают из своего служебного положения дополнительную выгоду, бесцеремонно и нагло обманывая директора и обворовывая родное предприятие (а...
Читать онлайн
Читатель, открывший книгу Сергея Алексашенко, получает уникальную возможность – проверить справедливость оценок и качество прогнозов одного из ведущих российских финансистов. «Битва за рубль» была написана бывшим первым заместителем председателя Центробанка России по горячим следам дефолта 1998 года и готовилась к переизданию к десятилетию тех драматичных событий. Но осенью 2008 года проблема финансовых потрясений, уже представлявшая, казалось бы, чисто исторический интерес, вдруг вновь приобрел...
Читать онлайн
На страницах этой книги оживают герои мифов и легенд. Вот из тумана выныривает Летучий Голландец, русалки увлекают на дно очарованных странников, а потомки пиратов бороздят просторы космоса. О чем думает Шахерезада, рассказывая сказки халифу? О чем плачет Ярославна? Что бурчит по ночам домовой, забытый в старом доме? О чем поет очарованная флейта Крысолова? Здесь живут ведьмы, колдуньи и вампиры, здесь монахи влюбляются в королев, а королевы в шутов. Это территория волшебных снов и жестоких сказ...
Читать онлайн
Профессор Канарейкин, физик по профессии и страстный автолюбитель в душе, расследует детективные истории, связанные с автомобилями. Книга написана в форме сборника рассказов, в каждом из которых читателю вместе с профессором Канарейкиным необходимо разгадать загадку – вывести на чистую воду мошенника, доказать невиновность человека, вернуть сбежавшую девушку домой и т.д. Ответы на загадки можно посмотреть на последней странице книги....
Читать онлайн
"Сквозь огромные окна бьет багровое закатное солнце, стучит под сапогами искусственный камень пола, там, за стеклом, шумят деревья, огромные как галактические линкоры, тени играют на бархатной обивке стен. За спиною и по бокам гулкие шаги охраны, руки сложены за спиной. Я не могу поверить в происшедшее..." Космическая империя Кратос. Умирает старая императрица Анастасия Павловна, и к власти приходит ее преемник – Владимир Страдин. Чем обернется его правление? Перемены не заставляют себя ждать....
Читать онлайн
Апостолом быть трудно. Особенно во время второго пришествия Христа, который на этот раз, как и обещал, принес людям не мир, но меч. Пылают города и нивы. Армия Господа Эммануила покоряет государства и материки, при помощи танков и божественных чудес создавая глобальную светлую империю и беспощадно подавляя всякое сопротивление. Важную роль в грядущем торжестве истины играют сподвижники Господа, апостолы, в число которых входит русский программист Петр Болотов. Они все время на острие атаки, они ...
Читать онлайн