Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве

Театр начинается с вешалки, а любая организация с кадровой службы.

Отношения между работником и работодателем начинается именно с нее.

От кадровика получает потенциальный работник информацию о будущей работе. Именно кадровой службе этот самый работник прежде всего «изливает душу», которую кадровый работник должен зафиксировать в различной кадровой документации. И от правильности составления этой самой кадровой документации зависит спокойствие в трудовых отношениях между работником и работодателем. Порой неправильно составленный трудовой договор без отражения, например, вредных условий труда, приводит к неприятным результатам для работодателя.

Итак, можно ли идеально вести кадровую документацию? Думается, это невозможно, обязательно найдется в чем-нибудь погрешность.

Некоторые кадровые работники, особенно кадровые службы больших предприятий, просто не в состоянии перевести всю документацию на новый лад и ведут ее по старинке, поэтому возникает много ошибок и несоответствий. Особенно много ошибок допускается при оформлении работников: трудовой договор не заключается, а в случае его заключения форма трудового договора не соответствует надлежащей; неправильно оформляются трудовые книжки, которые призваны подтверждать стаж; не заводятся личные карточки; приказы составляются не по утвержденной форме и многое другое.

С принятием Трудового кодекса РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. от 9 мая 2005 г.) (далее – ТК РФ) трудовые отношения получили наиболее полное понимание – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ).

Началом трудовых отношений между работником и работодателем следует считать момент заключения между ними трудового договора (ч. 1 ст. 16 ТК РФ).

С принятием ТК РФ заключение трудового договора стало обязательным условием при приеме на работу. В связи с этим многие организации и предприниматели – физические лица оказались поставлены перед необходимостью фактически заново оформлять своих сотрудников, ведь раньше начало трудовых отношений с работником основывалось лишь на одном приказе о приеме на работу. Однако некоторые работодатели (в основном предприниматели – физические лица) и до сих пор пребывают, умышленно или нет, в незнании того, что с работником необходимо заключать трудовой договор. А ведь это является грубым нарушением трудового законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде наложения штрафных санкций (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (в ред. от 18 июня 2005 г.) (далее – КоАП РФ).

Что же такое «трудовой договор», как правильно его оформить?

В трудовом законодательстве нет единого типового варианта трудового договора, для каждой отрасли разработаны свои типовые трудовые договоры. В Приложении 5 представлен наиболее удачный, на наш взгляд, вариант трудового договора, разработанный специалистами Центра правовой помощи и информации (ЦППИ), НПП «Гарант – Сервис». Правда, приведенный вариант был немного доработан в связи произошедшими изменениями в трудовом законодательстве.

Некоторые кадровики берут произвольную форму трудового договора, которую можно приобрести в специализированных киосках, и заполняют ее. Но ведь трудовая деятельность каждого работника специфична и требует персонального подхода в заключении трудового договора. На каждом конкретном предприятии трудовой договор должен разрабатываться и тщательно анализироваться юристом и кадровым работником предприятия. В рамках компетенции этих должностных лиц находится знание действующего законодательства, специфики деятельности данного предприятия, особенностей работы в должности, на которую принимается работник. Юрист организации составляет трудовой договор, а кадровик отвечает за правильность его оформления: вносит в него на основании соответствующих документов необходимую информацию о работодателе и принимаемом по данному трудовому договору работнике. Кадровый специалист знакомит поступающего на работу с текстом трудового договора, следит за полным и точным указанием реквизитов и подписей сторон, наличием печати предприятия-работодателя.