Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различного вида документов. Только в одной службе персонала их огромное количество и насколько умело и грамотно они оформляются можно судить об эффективности работы данной службы. Приказы, акты, справки, заявления, договоры, все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.
Внутренние документы предприятия, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы:
1. Локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ), например, штраф или лишение права на отпуск, то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить не правовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что локальные нормативные акты подразделяются на:
1) Документы обязательного характера, т. е. предусмотренные ТК РФ:
коллективный договор;
структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);
«Правила внутреннего трудового распорядка»;
«Положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне)»;
«Положение о защите персональных данных»;
должностные инструкции;
график предоставления отпусков (форма Т-7);положение об оплате труда;
2) Документы рекомендательного характера:
Положение о персонале;
Положение об аттестации (оценке) персонала;
Положение о структурном подразделении;
план работы кадровой службы;
прогноз потребности в кадрах.
3) Документы, необходимые для предприятия кадрового делопроизводства:
Инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
Табель форм документов по работе с персоналом;
альбом форм документов по работе с персоналом;
регистрационные книги.
Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации, например, приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел. Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в сводной форме:
• Книга регистрации трудовых договоров;
