Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Каждое предприятие в процессе своего создания и дальнейшей работы сталкивается с решением различных кадровых вопросов. Для этого на предприятии создается кадровая служба, которая может быть в виде:

• управления кадров;

• департамента;

• отдела кадров;

• службы персонала;

• кадрового центра и т. д.

Выбор организационной формы данной службы определяется размером предприятия и количеством работников, порядком подбора кадров и объемом обрабатываемой информации. Если предприятие небольшое, то служба кадров не создается, а назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за всю кадровую работу. На очень мелких предприятиях работа с кадровой документацией является частью обязанностей секретаря или бухгалтера.

Задачи, которые приходится решать кадровой службе вне зависимости от направления деятельности предприятия, могут быть достаточно разнообразными. Например:

• прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;

• комплектование предприятия необходимыми кадрами;

• обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;

• повышение квалификации работников;

• проведение регулярной аттестации;

• учет и анализ личного состава предприятия и др.

В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующиевиды работ:

• составляет планы работ по труду и кадрам (квартальные, годовые, перспективные);

• создает и ведет банк данных о персонале (количественный и качественный состав);

• подбирает кандидатов на различные позиции и ведет резерв кадров предприятия;

• проводит отбор на вакантные должности;

• участвует в проведении аттестации;

• оформляет документы о приеме, переводах, увольнениях, поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников;

• оформляет и ведет личные дела и трудовые книжки;

• ведет установленную отчетность, готовит справки и другие документы, касающиеся трудовой деятельности работников;

• ведет учет личного состава и табельный учет;

• проводит работу по анализу текучести кадров;

• контролирует состояние трудовой дисциплины на предприятии и т. д.